KassencapitanoKurz gesagt: Die Prüfung beantwortet eine einzige Frage: Lässt sich der heutige Kassenstand aus Startsaldo, Einnahmen und Ausgaben herleiten? Wenn ja, ist alles in Ordnung. Dafür braucht es den Startsaldo, eine Liste aller Buchungen, die Belege und den Kontoauszug.
Die Formel, um die sich alles dreht
Kassenstand heute = Startsaldo + Einnahmen − Ausgaben
Einnahmen sind bezahlte Beiträge, bezahlte Strafen und sonstige Einzahlungen. Ausgaben sind alles, was die Kasse bezahlt hat. Die offenen Beträge gehören nicht in den Kassenstand, sondern auf eine eigene Liste, denn Geld, das noch nicht gezahlt wurde, liegt auch nicht auf dem Konto.
Checkliste in 8 Schritten
- Startsaldo bestätigen. Stimmt der Betrag mit dem Endstand der letzten Prüfung überein?
- Einnahmen zusammenzählen. Beiträge, Strafen, Einzahlungen. Stimmt die Summe mit den Gutschriften auf dem Konto und bei PayPal überein?
- Ausgaben zusammenzählen. Jede Ausgabe mit Datum und Zweck.
- Belege stichprobenartig prüfen. Mindestens die größten fünf Ausgaben, dazu zwei zufällige.
- Kassenstand herleiten. Startsaldo plus Einnahmen minus Ausgaben, und mit Kontostand plus Bargeld vergleichen.
- Offene Beträge ansehen. Wer schuldet seit wann wie viel? Alte Posten sind der häufigste Grund für Ärger.
- Differenzen notieren. Jede Abweichung mit Betrag und Vermutung, woher sie kommt.
- Ergebnis festhalten. Kurzer Vermerk mit Datum, Endstand, Unterschrift oder Nachricht der Prüfer in der Gruppe. Dieser Endstand ist der Startsaldo für das nächste Jahr.
Die drei häufigsten Fehler
Bargeld, das nie eingetragen wurde
20 Euro Strafe in der Kabine bezahlt, in die Jackentasche gesteckt, vergessen. Bargeld ist der Hauptgrund für Differenzen. Wenn es Bargeld gibt, sofort eintragen, am besten noch in der Kabine.
Ausgaben ohne Beleg
Die Getränke nach dem Heimspiel, schnell beim Kiosk geholt. Ein Foto vom Kassenzettel reicht als Beleg, aber er muss gemacht werden, solange der Zettel noch da ist.
Privates und Mannschaftsgeld auf einem Konto
Wenn die Kasse auf dem Privatkonto des Kassenwarts liegt, muss jede Buchung einzeln zugeordnet werden. Ein eigenes Konto für die Kasse spart bei jeder Prüfung eine Stunde. Mehr dazu im Artikel Konto für die Mannschaftskasse.
Prüfung in fünf Minuten
Wenn alle Buchungen ohnehin digital erfasst sind, wird die Prüfung zur Formsache. In Kassencapitano rechnet die App den Kassenstand aus Startsaldo, Zahlungen und Ausgaben laufend mit, Belege hängen als Foto an der Ausgabe, und die Kassenprüfung gibt es als fertige PDF. Die Prüfer vergleichen dann nur noch den Endstand mit dem Konto.
Steht nach der Prüfung ein Kassenwart-Wechsel an, hilft der Artikel Mannschaftskasse richtig übergeben.