Mannschaftskasse in Excel führen — so geht's richtig (und daran merkst du, dass es reicht)

Der richtige Aufbau: drei Blätter, nicht eins

Der häufigste Fehler ist die eine große Tabelle, in der alles steht. Sie wird unlesbar, sobald die Saison läuft. Eine brauchbare Kassen-Mappe hat drei Blätter:

Blatt 1 — Spieler und Beiträge. Eine Zeile je Spieler, eine Spalte je Monat. In die Zellen kommt das Datum der Zahlung, nicht nur ein Kreuz — sonst kannst du später nichts nachvollziehen.

Blatt 2 — Strafen. Jede Strafe eine eigene Zeile: Datum, Spieler, Vergehen, Betrag, bezahlt am. Niemals Strafen mit Beiträgen in einer Spalte mischen — das ist die Quelle fast aller Rechenfehler. Die Vergehen und Beträge nimmst du aus einem beschlossenen Katalog; fertige Vorlagen findest du in unserer Strafenkatalog-Sammlung.

Blatt 3 — Kassenbuch. Startsaldo in Zeile 1, darunter jede Einnahme und Ausgabe mit Datum und Zweck. Der Kassenstand ist eine Formel über dieses Blatt — niemals eine von Hand gepflegte Zahl.

Wo Excel gut reicht

• Kleine Truppe (unter ~12 Leuten), die sich wöchentlich sieht und bar zahlt
• Kein Strafenkatalog oder nur eine Handvoll Strafen pro Saison
• Ein Kassenwart, der Excel mag und die Disziplin hat, direkt am Platz einzutragen

Wenn das auf euch zutrifft: Bau die drei Blätter wie oben, und du bist gut aufgestellt. Ehrlich.

Die vier Momente, in denen Excel kippt

1. „Hab ich schon gezahlt?" — Die Frage kommt per WhatsApp, du sitzt nicht am Rechner. In Excel kann nur einer nachsehen: du. Ab ~15 Spielern beantwortest du diese Frage öfter, als du einträgst.
2. Der Abgleich. Überweisungen, PayPal und Bargeld gegen die Tabelle abgleichen ist der eigentliche Zeitfresser — zwei Abende im Monat waren es bei mir.
3. Die Verdopplung. Sobald euer Katalog Regeln hat wie „offene Strafen verdoppeln sich nach 7 Tagen", wird die Tabelle zur Fehlerquelle. Solche Regeln kann Excel theoretisch — praktisch pflegt sie niemand nach.
4. Die Übergabe. Die Mappe lebt auf deinem Rechner, die Logik in deinem Kopf. Dein Nachfolger fängt bei null an.

Excel und App im direkten Vergleich